NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU
1. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng
kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác cho
phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp.
2. Việc phân loại các khoản nợ phải thu là phải thu của khách hàng, phải
thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương
mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán, như: Phải thu về bán hàng,
cung cấp dịch vụ; phải thu về thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các
khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với
người bán mà không phải đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp). Khoản phải thu này
bao gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác
thông qua bên nhận ủy thác;
b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa doanh nghiệp và đơn vị
trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau;
c) Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại,
không liên quan đến giao dịch mua - bán, như: khoản phải thu về cổ tức và lợi
nhuận được chia bằng tiền, các khoản đã chi hộ bên thứ ba, các khoản bên nhận
ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác, các khoản cho mượn tài sản
phi tiền tệ, tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý,...
3. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu bằng ngoại tệ:
3.1. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo
nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch liên quan đến các khoản nợ phải thu bằng
ngoại tệ, doanh nghiệp phải quy đổi ra đơn vị tiền tệ trong kế toán theo nguyên
tắc:
a) Bên Nợ các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
b) Bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc
tỷ giá ghi sổ.
c) Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh giao dịch trả trước tiền cho
người bán để mua hàng hóa, dịch vụ thì khi nhận được hàng hóa, dịch vụ,... giá
trị hàng hóa, dịch vụ nhận về tương ứng với các khoản ngoại tệ đã trả trước
được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả tiền trước.
3.2. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp phải đánh giá lại
số dư các khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá
mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp
thường xuyên có giao dịch.
3.3. Việc xác định tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ, các giao
dịch phát sinh và đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ được hướng
dẫn tại Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
4. Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp căn cứ kỳ hạn còn lại của các
khoản nợ phải thu (từ 12 tháng trở xuống hay trên 12 tháng kể từ thời điểm kết
thúc kỳ kế toán) để trình bày là tài sản ngắn hạn hoặc dài hạn. Các chỉ tiêu
phải thu của Báo cáo tình hình tài chính có thể bao gồm cả các khoản được phản
ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: Khoản ký quỹ, ký
cược phản ánh ở Tài khoản 244 - Ký quỹ, ký cược, khoản tạm ứng ở Tài khoản 141
- Tạm ứng,... Khi có bất kỳ dấu hiệu hoặc bằng chứng nào cho thấy doanh nghiệp
không có khả năng thu hồi hoặc khó có khả năng thu hồi đối với các khoản nợ
phải thu của doanh nghiệp thì phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo
hướng dẫn tại Tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.
TÀI KHOẢN 131 - PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của khách hàng
(là khoản nợ phải thu mà quyền thu tiền chỉ phụ thuộc vào yếu tố thời gian) và
tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về
tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp
dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận
thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng
đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (từ 12
tháng trở xuống hay trên 12 tháng kể từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán) và ghi
chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ
kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể
cả TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các
khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các
giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại các
khoản nợ phải thu, các khoản nợ phải thu có thể được trả đúng hạn, bị quá hạn
hoặc chưa quá hạn nhưng không có khả năng thu hồi hoặc khó có khả năng thu
hồi... để có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khó đòi và trích lập dự
phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm,
hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có
gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đơn vị tiền tệ trong kế
toán).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc
không có thuế GTGT);
- Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho
người mua;
- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có
gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền tệ trong kế
toán).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận
trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng
đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, doanh nghiệp lấy số dư
chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi vào cả hai chỉ
tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay
bằng tiền (kể cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy
thác), doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, ghi:
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, BĐSĐT thuộc đối tượng chịu thuế
gián thu (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi
trường), doanh nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá
bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng theo từng
loại thuế ngay khi ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(giá chưa có thuế)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp các khoản thuế gián thu phải nộp không tách riêng ngay
theo từng loại, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định
kỳ, doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng
bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế) (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi
ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết
khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết
khấu, giảm giá;
b) Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu
thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng
hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận
theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu,
nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì doanh nghiệp
phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh
thu, ghi:
Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm
giá, chiết khấu thương mại) (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền
giảm giá).
3.4. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh
toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách
hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3.5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu
có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp
dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần
tiền lãi).
3.6. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách
hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo
tiến độ kế hoạch:
- Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng
tin cậy, nhà thầu căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần
công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền
khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp
đồng xây dựng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo
giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác
định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, doanh nghiệp phải ghi
nhận doanh thu trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác
nhận, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
c) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu
khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong
hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
d) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp
cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót
của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp
đồng), ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
đ) Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành từ
khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3.7. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng
hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận
trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng
của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156,…
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3.8. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
thì phải xử lý tài chính theo quy định. Căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm
quyền về việc xử lý xóa sổ khoản nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa
lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Đồng thời mở sổ theo dõi khoản nợ khó đòi đã xử lý nhằm tiếp tục theo
dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người nợ số tiền đó.
3.9. Bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu phản ánh khoản phải thu về phí ủy
thác xuất nhập khẩu được nhận từ bên giao ủy thác, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).