TÀI KHOẢN 111 - TIỀN MẶT
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền tại quỹ
của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ...
b) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và
có đủ chữ ký hoặc xác nhận của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho
phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, quy chế kiểm
soát và quản trị nội bộ doanh nghiệp. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh
nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
c) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt,
ghi chép liên tục hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất,
nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
d) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt đồng thời
thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu giữa số liệu trên
sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt theo yêu cầu quản trị, quy trình kiểm
soát nội bộ của doanh nghiệp. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm
tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch kịp
thời.
đ) Việc thực hiện các giao dịch kinh tế phát sinh bằng tiền mặt, doanh
nghiệp phải tuân thủ quy định của pháp luật liên quan (ví dụ các giao dịch góp
vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác,...).
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 - Tiền mặt
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt nhập quỹ;
- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại
tệ tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với
đơn vị tiền tệ trong kế toán);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ ở quỹ tăng tại thời điểm kết thúc
kỳ kế toán.
Bên Có:
- Các khoản tiền mặt xuất quỹ;
- Số tiền mặt thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại
tệ tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với
đơn vị tiền tệ trong kế toán);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ ở quỹ giảm tại thời điểm kết thúc
kỳ kế toán.
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại
thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết của Tài khoản 111 -
Tiền mặt để theo dõi các loại tiền mặt (ví dụ như tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng
tiền tệ...) cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu
quản lý của đơn vị mình.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền
mặt, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, ghi:
a) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,... mà doanh nghiệp bán thuộc
đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu,... (thuế gián thu), doanh
nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có
thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng theo từng loại ngay khi
ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(giá chưa có thuế)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trường hợp các khoản thuế phải nộp không tách riêng ngay từng loại
thuế tại thời điểm phát sinh giao dịch, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bao gồm
cả thuế phải nộp. Định kỳ, doanh nghiệp xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi
giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Khi nhận được tiền của Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ
giá bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
(3339).
3.3. Khoản phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản
thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa
có thuế GTGT)
Có TK 711 - Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
3.4. Rút tiền gửi không kỳ hạn từ ngân hàng,... về nhập quỹ tiền mặt,
ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi không kỳ hạn.
3.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, tạm ứng, ký quỹ, ký cược
bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt,
ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344,...
3.6. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, doanh
nghiệp ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá gốc khoản đầu tư vào
doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (nếu có)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ)
Có các TK 121, 221, 222, 228 (giá vốn)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu
lãi).
Việc hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích lập đối với các khoản đầu tư
có thể được ghi nhận ngay cho từng giao dịch tại thời điểm bán khoản đầu tư
hoặc khi xác định số trích lập dự phòng các khoản đầu tư vào cuối mỗi kỳ kế
toán nhưng phải nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.7. Khi thực nhận vốn góp của các chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn (chênh lệch giữa giá trị vốn góp thực nhận nhỏ
hơn mệnh giá cổ phần đối với công ty cổ phần hoặc giá trị phần vốn góp theo
điều lệ đối với loại hình doanh nghiệp khác) (nếu có)
Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu
Có TK 4112 - Thặng dư vốn (chênh lệch giữa giá trị
vốn góp thực nhận lớn hơn mệnh giá cổ phần đối với công ty cổ phần hoặc giá trị
phần vốn góp theo điều lệ đối với loại hình doanh nghiệp khác) (nếu có).
3.8. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản không kỳ hạn tại ngân hàng hoặc
đem ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi không kỳ hạn
Nợ TK 244 - Ký quỹ, ký cược
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.9. Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán kinh doanh, gửi tiền có kỳ hạn,
mua trái phiếu, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên
doanh, liên kết..., ghi:
Nợ các TK 121, 128, 221, 222, 228,...
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.10. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho, mua TSCĐ, chi cho hoạt động
đầu tư XDCB,..., ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 211, 213, 241,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.11. Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào
sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.12. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, vay và nợ thuê
tài chính,..., ghi:
Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341,...
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.13. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng chi cho hoạt động tài chính, hoạt động
khác, ghi:
Nợ các TK 635, 811,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.14. Số quỹ tiền mặt bị thiếu phát hiện khi kiểm kê nhưng chưa xác định
rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 111 - Tiền mặt.
3.15. Số quỹ tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê nhưng chưa xác định rõ
nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
3.16. Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ
- Trường hợp lãi, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo giá mua trong nước)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
- Trường hợp lỗ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 111 - Tiền mặt (theo giá mua trong nước).